保薦人聘用第三方專家進行盡職審查的監督責任

2025年4月，香港證監會（SFC）在一宗針對某中資保薦人的紀律處分個案中，首次明確引用《操守準則》第17.6(d)段，裁定該保薦人因未對其聘用的第三方實地考察機構進行獨立背景審查及工作底稿覆核，被罰款1,200萬港元並暫時吊銷其6號牌照牌照六個月。此裁決並非孤立事件——自2023年《上市規則》修訂將保薦人對專家報告的責任範圍擴大至涵蓋「關鍵事實陳述」以來，SFC已在至少四宗紀律行動中將「第三方專家監督失效」列為核心指控。對於持牌保薦人（SFC 6/6A類別）而言，聘用第三方專家（包括行業顧問、法律顧問、物業估值師、市場調研公司及實地核查機構）已非單純的「外包」行為，而是一項必須以「保薦人自身盡職審查標準」為基準的監督責任。本文將從SFC最新通函及港交所上市委員會決定書中提煉出三項核心監督義務：專家選聘的獨立性驗證、工作範圍的合約鎖定、以及工作成果的獨立覆核機制，並以具體案例說明保薦人內部合規部門應如何建立可執行的操作框架。

專家選聘的獨立性驗證：超越形式審查的實質要求

SFC在2024年11月發出的《有關保薦人聘用第三方專家的指引》（下稱「2024指引」）中，明確要求保薦人不得僅依賴專家自行提供的「獨立性聲明書」作為合規依據。該指引第3.2段指出，保薦人必須主動查核專家與上市申請人、其控股股東、董事及核心關連人士之間是否存在任何形式的「直接或間接利益關係」，包括但不限於股權投資、過往業務往來、家族關係及潛在的未來業務承諾。

背景審查的具體操作要求

保薦人內部合規部門在選聘專家前，必須建立一套系統化的背景審查流程。根據SFC 2024指引第3.4段，該流程至少應包括：（1）查閱專家公司註冊處的股權結構登記，確認其最終實益擁有人（UBO）是否與上市申請人有關連；（2）透過商業資料庫（如鄧白氏、企查查）核查專家及其主要負責人在過去五年內是否曾擔任上市申請人或其關連方的董事、顧問或僱員；（3）要求專家書面披露其與上市申請人及其關連方之間的所有現行及過去三年的合約關係。保薦人必須將此等背景審查結果記錄於工作底稿，並由合規總監簽署確認。

實務中，部分保薦人曾因僅收取專家簽署的「獨立性確認函」而未進行實質查核，導致SFC在2023年一宗涉及生物科技公司上市的紀律處分中，裁定該保薦人違反《操守準則》第17.6(c)段。該案中，被聘用的行業顧問公司其實由上市申請人的一名非執行董事透過BVI公司間接持有30%股權，但保薦人從未查閱該顧問公司的股權登記文件。

利益衝突的持續監控要求

獨立性驗證並非一次性工作。SFC 2024指引第3.7段明確要求保薦人在整個上市申請過程中，必須建立持續監控機制，以識別專家在受聘後可能出現的利益衝突。具體操作上，保薦人應在聘用合約中訂明專家必須在發生任何可能影響其獨立性的事項（如被上市申請人收購股權、獲邀參與上市申請人的其他項目）時，於五個工作日內書面通知保薦人。保薦人接獲通知後，必須在七個工作日內完成評估，並決定是否終止聘用或採取其他補救措施。若保薦人決定繼續聘用該專家，必須將評估理由及所採取的風險緩解措施詳細記錄於工作底稿，並向SFC提交書面說明。

工作範圍的合約鎖定：從模糊授權到精準界定

保薦人對第三方專家的監督責任，始於合約層面的精準界定。SFC 2024指引第4.1段強調，保薦人與專家之間的書面聘用合約必須清晰列明專家的具體工作範圍、交付成果的格式及內容要求、完成時間表、以及保薦人對專家工作成果的審閱權及修訂要求權。合約中不得使用「合理範圍內」、「盡最大努力」等模糊用語，而應採用可量化的具體指標。

工作範圍的標準化模板設計

保薦人內部合規部門應制定一套標準化的專家聘用合約模板，並根據不同專家類型（行業顧問、法律顧問、物業估值師、市場調研公司、實地核查機構）分別設立專屬條款。以實地核查機構為例，合約中必須明確列明：（1）核查對象的具體名稱及地址；（2）核查項目清單（如生產設備數量、存貨盤點、員工訪談記錄等）；（3）核查方法（如現場觀察、文件核對、第三方訪談等）；（4）核查標準（如是否必須達到上市申請人招股書中披露的產能數據）；（5）報告格式及內容要求（如必須包含照片、文件複印件及訪談記錄作為附件）。保薦人不得接受專家僅提交摘要式報告而無原始證據的交付方式。

工作範圍變更的審批流程

上市申請過程中，專家的工作範圍可能因應監管提問或市場變化而需要調整。SFC 2024指引第4.3段規定，任何工作範圍的變更必須以書面形式經保薦人項目負責人及合規總監雙重批准，並記錄於工作底稿。保薦人不得允許專家自行擴大或縮小工作範圍，即使專家認為該變更對最終報告影響微小。2024年一宗涉及地產公司上市的個案中，SFC裁定保薦人違反此項規定，原因是被聘用的物業估值師在未經保薦人書面同意的情況下，將估值基準由「公開市場價值」改為「投資價值」，導致估值結果出現32%的偏差，而保薦人直至SFC提問時才發現此變更。

工作成果的獨立覆核機制：保薦人不得外包判斷責任

保薦人對第三方專家工作成果的覆核，必須達到「能夠獨立判斷專家結論是否合理」的水平，而非僅核對報告格式或檢查數據是否前後一致。SFC 2024指引第5.1段明確指出，保薦人不得以「專家專業判斷」為由，全盤接受專家的結論而不進行任何實質覆核。保薦人必須對專家工作成果中的關鍵假設、數據來源及計算方法進行獨立驗證，並記錄其覆核過程及結論。

專家報告的逐項覆核要求

保薦人內部合規部門應建立專家報告覆核清單，針對每項關鍵事實陳述進行逐項覆核。以行業顧問報告為例，保薦人必須覆核：（1）市場規模預測的數據來源是否可靠（如是否來自政府統計數據、行業協會報告或第三方研究機構）；（2）增長率的計算方法是否合理（如是否考慮了宏觀經濟因素及行業周期）；（3）競爭格局分析中的市場份額數據是否與其他獨立來源交叉驗證一致。保薦人不得僅依賴專家提供的「數據來源列表」而不實際查閱原始數據。若專家拒絕提供原始數據，保薦人必須將此情況記錄於工作底稿，並評估是否足以影響對專家報告可靠性的判斷。

獨立專家審閱的觸發條件

SFC 2024指引第5.4段引入了一項重要新增要求：當保薦人對專家工作成果的覆核過程中發現重大不一致或潛在錯誤時，保薦人必須考慮委聘第二位獨立專家進行審閱（即「第二專家機制」）。觸發此機制的情況包括但不限於：（1）專家報告中的關鍵數據與保薦人自行收集的數據存在超過10%的偏差；（2）專家採用的假設與行業慣例或監管規定明顯不符；（3）專家拒絕提供原始數據或工作底稿供保薦人覆核。保薦人必須將決定是否啟動第二專家機制的理由詳細記錄於工作底稿，並由合規總監簽署確認。若保薦人決定不啟動此機制，必須在書面記錄中說明具體理由及所採取的替代驗證措施。

具體操作框架：保薦人內部合規部門的實施路線圖

基於上述SFC監管要求及港交所上市委員會的裁決趨勢，保薦人內部合規部門應在2025年第三季度前完成以下五項具體操作調整：

建立專家名單及分級管理制度

保薦人應建立一份經合規部門預先審批的「認可專家名單」，並根據專家的專業資歷、過往表現及獨立性記錄進行分級管理。A級專家（如四大會計師事務所、國際律師事務所）可適用簡化審查流程，但仍需進行年度獨立性覆核；B級專家（如中等規模行業顧問、物業估值師）則須每次聘用前進行完整背景審查；C級專家（如小型市場調研公司、實地核查機構）則須在聘用前進行最嚴格的審查，包括實地考察其辦公場所及訪談其主要負責人。

標準化工作底稿模板

合規部門應為每類專家工作成果設計標準化的工作底稿模板，確保覆核過程的完整性和一致性。模板應包含：（1）專家背景審查清單；（2）專家工作範圍確認書；（3）專家工作成果覆核清單（按關鍵事實陳述逐項列出）；（4）獨立驗證記錄（包括數據來源、計算方法及交叉驗證結果）；（5）第二專家機制觸發評估記錄。每份工作底稿必須由項目負責人及合規總監雙重簽署，並保存至上市申請完成後至少七年。

定期培訓及模擬測試

保薦人應每半年為項目團隊及合規人員舉辦一次關於第三方專家監督責任的專題培訓，內容包括最新SFC通函解讀、港交所上市委員會決定書分析及案例研討。培訓後應進行模擬測試，要求參與者對一份含有故意錯誤的專家報告進行覆核，並記錄其發現的問題及處理方案。測試結果應納入員工績效評估，不合格者須重新接受培訓。

具體行動建議

• 在2025年9月前完成內部「認可專家名單」的建立及分級管理制度，並將名單提交至SFC備案。
• 所有專家聘用合約必須使用經合規部門審批的標準化模板，並在簽約前由合規總監書面確認。
• 對每位受聘專家進行不少於三項獨立背景查核（包括股權結構、過往業務往來及家族關係），並將查核結果記錄於工作底稿。
• 建立專家工作成果覆核清單，針對每項關鍵事實陳述進行逐項覆核，並保留原始數據來源的複印件或截圖。
• 當專家報告中的關鍵數據與保薦人自行收集的數據偏差超過10%時，自動觸發第二專家機制，並在五個工作日內完成委聘。